(一)畢業生檔案去向
1.考研（博）升學的應屆畢業生
被高校錄取為全日制研究生的，該生檔案依據錄取高校錄取通知上有關檔案轉遞要求轉遞至錄取高校。
被高校錄取為非全日制研究生的，該生檔案依據錄取高校對檔案的轉遞要求确定檔案去向。錄取高校同意接收檔案，則依據錄取高校調檔函或錄取通知上有關檔案轉遞信息，郵寄至錄取高校。錄取高校不同意接收檔案，則開具回生源地報到證轉回生源地。
2.已就業的應屆畢業生
（1）其用人單位為具有人事檔案管理權限的國家企事業單位，該生檔案依據就業協議或用人單位開具的調檔函轉至用人單位。
（2）用人單位為無人事檔案保管權限的外資、私企，可由用人單位委托人才服務機構進行人事代理或自主選擇人才服務機構（工作所在地或戶籍所在地的人才）辦理人事代理，該生檔案依據相關人才機構開具的調檔函轉至相應的人才服務機構 。簽訂了長沙市非公單位就業協議的外地籍畢業生檔案，也可選擇進湖南省人力資源服務中心。
3.未就業的應屆畢業生
畢業生根據自身實際情況，選擇以下方式管理自己的檔案：
回生源所在地。
學生開具回生源地報到證，該生檔案依據學生意願轉至生源地相應的檔案保管機構。
湖南生源畢業生，檔案轉至畢業生所屬地的市級教育局畢業生就業辦公室或市縣級（區）人社局人才服務機構保管（其中嶽陽市、益陽市、衡陽市、郴州市、婁底市教育局就業辦不接收檔案，上述地市畢業生需與當地市縣人力資源服務中心聯系）。凡檔案轉遞至人才服務機構的，請務必落實好是否需要開據檔案接收函，并将調檔函交學院畢業生檔案負責人。
外省生源畢業生，檔案轉至畢業生所屬省（市）教育廳或省（市）人力資源與社會保障廳指定的畢業生就業工作服務部門或人才服務機構保管。畢業生須提早自行聯系好檔案接收單位，并辦好相關手續。
進湖南省中心托管。
湖南省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心（簡稱：省就業中心）可代理檔案、戶口托管。畢業生簽省中心托管協議（該協議到學校招生就業處統一領取），其檔案将依據省中心給出的名單由學校招生就業處統一送至省就業中心。
進湖南省人力資源服務中心。
接收生源地為長沙城區的應屆畢業生檔案和簽訂了長沙市非公單位就業協議的外地籍畢業生檔案。因受疫情影響，省人力資源服務中心本年度不開展進校園辦理業務的活動，長沙城區畢業生須攜帶畢業證、身份證、戶籍卡，簽訂了長沙市非公單位就業協議的外地籍畢業生憑就業協議書等原件及複印件去該中心現場辦理調檔函。若委托他人辦理，還須提供委托書、代辦人身份證原件及複印件。校檔案館根據學生辦好的調檔函及省人力資源服務中心提供的名單統一送遞至該中心。
省人力資源服務中心業務辦理地址為長沙市雨花區湘府中路168号湖南人才市場辦公樓二樓大廳人事檔案與戶籍管理服務窗口，辦理時需掃碼或添加微信号HNRC96560注冊成功并由省人才、高校就業處及畢業生本人共同确認後方可接收。
（4）暫由學校保管。由于畢業後政審、調檔存在諸多不便以及學校保管等方面的困難，畢業生檔案原則上不留校保管。确因特殊情況需由學校暫管的，須畢業生本人提出申請，填寫《應屆畢業生檔案留校申請表》，經所在學院同意，檔案室審定同意後，檔案方可留校暫為保管。保管期限為兩年，畢業生在兩年内辦理好檔案調出手續（檔案調出手續見下）。否則，轉遞至生源地有關服務機構。
(二)畢業生檔案轉遞信息
1.畢業檔案轉遞信息表填寫說明
（1）畢業生依據自身情況，準确填寫檔案轉遞相關信息：
接收單位：不小于市級通訊地址，特别是外省；考上本校研究生的，請落實到具體的學院，如“2003网站太阳集团教育學院研招辦”；
檔案接收單位地址：請具體明：省、市（州）、縣（區）、路、門牌号；
收檔部門（人）：根據調檔函或檔案接受單位要求填寫，如沒有作要求，可填“檔案負責人”或幹脆不填，但收檔人的電話一定要準确；
聯系電話：座機請加區号。
郵政編碼：落實到區縣
備 注：檔案進“省中心”、“省人力”及檔案自提、留校等情況須在該欄内注明。
（2）各學院分管畢業生檔案的負責人組織畢業生認真填寫好《畢業生檔案轉遞信息表》，并及時做好信息整理與審核工作，經學生确認無誤後，給檔案館提交紙質稿、電子稿各一份，紙質要求有領導簽字加蓋學院公章。
2.注意事項
調檔函上對檔案郵寄有要求的需認真閱讀按要求做好，主要有下述要求：
（1）研究生錄取調檔函有要求應屆畢業生開具調檔保證函或檔案緩調證明的，請畢業生自己按要求打印好（科大學生檔案群有參考格式），本人簽字，學院蓋章，檔案室蓋章後由畢業生自己郵寄到相應高校。
（2）調檔函上說明可由畢業生自帶檔案的，可由畢業生填寫“檔案自提申請表”并作出承諾，經學院同意蓋章，檔案室同意蓋章後，畢業生本人持本人身份證原件和複印件、“檔案自提申請表”以及調檔函來學生檔案室簽字方可領取本人檔案。
（3）部分人才市場（中心）調檔函上有“姓名”和“編号”或“調檔函号”，請在“2020屆畢業生檔案轉遞信息表”“備注”一欄中填好。
（4）調檔函上要求通過機要轉遞的，請跟開出調檔函的相應單位聯系，告知對方本人是大學應屆畢業生，根據教育部、人社廳和國家郵政總局統一發文規定，大學應屆畢業生通過“EMS高校畢業生檔案專用”郵寄，不走機要轉遞。極個别極其機密的單位必須通過機要轉遞的請用人單位派專人與校辦取得聯系。
(三)留校檔案調出手續
畢業生本人憑身份證（身份證複印件）、畢業證複件件、檔案接收單位調檔函或報到證來學校學生檔案室登記簽字調出，委托他人辦理的需另增加一份委托人親筆授權的委托書。
辦理調檔請提前緻電0731-58291567咨詢；
學生檔案室地點：檔案館二樓203室。
